Com o exponencial crescimento do volume de informações e sua complexidade, hoje fala-se cada vez mais de mapa mental.
“Muitas vezes é necessário maneiras mais simples para descrever informações complexas. Os mapas ajudam muito a desenvolver essa forma de organização do conhecimento, como também de comunicação de conceitos e ideias”, explica o professor da ESPM, Marcelo Pimenta.
Muito popular entre estudantes como ferramenta de aprendizado e corporações para melhorar a colaboração e promover a criatividade entre seus funcionários, o mapa mental já vendo sendo adotado por síndicos.
“O mapa mental facilita o entendimento da administração condominial como um todo. Descomplica a vida do síndico, que pode usar para diversas coisas, desde planejamento da gestão, checklist para apresentar no condomínio, como uma forma de discutir ideias com o time de funcionários e grupo gestor e apresentar solução de problemas”
Por que um síndico deve usar mapas mentais
Segundo Raphaela Brandner, gerente de parceiros da Meister, empresa alemã com escritórios em Munique, Viena e Seattle, que oferece o popular software para criar mapas mentais MindMeister, o formato do mapa mental é extremamente versátil e pode ajudar gestores de condomínio de várias maneiras.
“Usando mapas mentais, síndicos podem planejar e delinear novos projetos em um formato visual fácil de compartilhar com outras partes interessadas e ajudá-los a compreender rapidamente as informações compartilhadas com eles”, explica Raphaela.
Isso ocorre porque os mapas mentais fornecem uma excelente visão geral de qualquer assunto - seja um plano de projeto, uma estratégia de negócios ou uma análise de custo x risco - e torna visual como os principais elementos estão conectados e relacionados.
Daí o por que de síndicos começarem a usar mapas mentais: mostrar a complexidade do trabalho que exercem, e facilitar a compreensão de tantas demandas simultâneas.
DOWNLOAD: Baixe o Mapa Mental de um síndico, desenvolvido por Taula Armentano em parceria com o SíndicoNet.
Mapa mental aplicado a condomínios
Confira abaixo algumas ideias da aplicação de mapas mentais focados na gestão condominial, sugeridos pelo professor da ESPM Marcelo Pimenta e pela síndica profissional Taula Armentano.
Para estruturar o planejamento da gestão do condomínio: o mapa mental pode ser muito útil para dar uma forma gráfica e visão global de todos os pontos envolvidos em um projeto de plano diretor condominial, seja de curto, médio e longo prazo.
Para registro de informação: como uma ata de reunião.
Como ferramenta de colaboração/cocriação: em uma reunião específica, por exemplo, com os jovens do condomínio que irão debater sobre o melhor uso da quadra de esportes. Eles poderão sugerir ideias, que serão registradas na forma de mapa mental. “É uma forma de envolver e engajar os participantes. Eles não poderão reclamar das decisões depois, pois elas foram construídas em uma reunião colaborativa. Além disso, mantém-se o histórico de todas as sugestões, registradas no mapa mental”, sugere Pimenta.
Como ferramenta de comunicação: ao invés de mandar aquela “cartinha chata” (como a famosa circular, extremamente formal e fria), o síndico pode mandar um mapa mental. Exemplos: sobre reciclagem do lixo e seus benefícios; regras e melhores formas de se respeitar o horário de silêncio; campanha de uso consciente da água, organizando as principais dicas e contribuições.
Para planejar um período da gestão condominial, a partir das sugestões dadas pelos condôminos em uma reunião colaborativa.
Gestão de fornecedores: contemplar no mapa desde a previsão orçamentária do serviço até a contratação de fornecedor, o checklist da contratação e seus desdobramentos, como habilitação, CNAI, recomendações. “Dá para ramificar de forma que, tanto administradora, como síndico tenham visão de como vai ser a contratação de um fornecedor de ponta a ponta”, exemplifica Taula.
Gestão de cobrança/Jurídico: listar todas as possibilidades de cobrança das unidades inadimplentes - tais como amigável, judicial, extrajudicial -, seus respectivos prazos, custos e demais desdobramentos, como telefonemas, envio de cartas, lista de documentos.
Manutenção: listar os tipos de manutenção - preditiva, preventiva e corretiva - e em quais situações usar cada uma delas. No caso da manutenção preventiva, um desdobramento é acompanhar indícios de problema e detecção para solucionar antecipadamente, evitando gastos extras para o condomínio.
DOWNLOAD: Baixe o Mapa Mental de um síndico, desenvolvido por Taula Armentano em parceria com o SíndicoNet.